Vereisten
Bepaal wat nodig is om te factureren.
Probleemherkenning
Waarom blijft een factuur wachten nadat het werk al klaar is?
Facturatie vertraagt wanneer administratie nog moet verzamelen wat tijdens uitvoering al bekend had kunnen zijn.
- Configureerbaar per proces
- Gefaseerd invoerbaar
- Koppelingen waar nodig
Kort antwoord
Waar zit meestal de werkelijke oorzaak?
Maak factureerbaarheid onderdeel van de operationele afronding: benodigde uren, materiaal, akkoord en contractregels moeten gecontroleerd beschikbaar zijn.
Praktische aandachtspunten
Wat moet in de dagelijkse praktijk goed op elkaar aansluiten?
Registratie
Leg gegevens tijdens uitvoering vast.
Controle
Maak afwijkingen zichtbaar vóór overdracht.
Voorstel
Bereid factuur vanuit goedgekeurde centrale gegevens voor.
Herkenbare oorzaak
Facturatie vertraagt wanneer uitvoering en administratie niet dezelfde gereed-informatie delen.
Ontbrekende uren, materiaal, goedkeuring of werkbonnen zorgen dat een afgeronde opdracht financieel nog niet kan worden afgesloten.
Een werkorder is vrijdag gereed, maar dinsdag ontbreken nog twee urenregels en een materiaalbon waardoor finance niet kan factureren.
Volg vanaf gereedmelding welke gegevens finance nog moet verzamelen. Uren, materiaal, akkoord, contractregels en orderstatus zijn vaak de ontbrekende schakels.
- Vereisten: Bepaal wat nodig is om te factureren.
- Registratie: Leg gegevens tijdens uitvoering vast.
- Controle: Maak afwijkingen zichtbaar vóór overdracht.
- Voorstel: Bereid factuur vanuit goedgekeurde centrale gegevens voor.
Eerste stap
Verbeter eerst de overdracht waar informatie verloren gaat.
Breng in kaart welke gegevens opnieuw worden ingevoerd, wie op een andere status werkt en welk systeem of Excel-bestand de ontbrekende schakel opvangt.
Maak factureerbaarheid onderdeel van de operationele afronding: benodigde uren, materiaal, akkoord en contractregels moeten gecontroleerd beschikbaar zijn.
Volg een afgeronde opdracht tot het moment waarop de factuur werkelijk kan worden gemaakt. Noteer welke gegevens administratie nog moet opvragen, controleren of overnemen.
- Bepaal centrale gegevens en eigenaar per gegeven
- Leg rollen en beslismomenten vast
- Automatiseer pas nadat de basis klopt
- Meet voortgang met dezelfde operationele data
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: werk is gereed, maar uren en akkoord ontbreken nog
Een werkorder is vrijdag gereed, maar dinsdag ontbreken nog twee urenregels en een materiaalbon waardoor finance niet kan factureren.
Veelvoorkomende valkuilen in de praktijk
- Facturatie versnellen zonder te onderzoeken welke uitvoeringsinformatie ontbreekt.
- Uren, materiaal en akkoord pas achteraf uit meerdere bronnen verzamelen.
- Een werkorder of project gereedmelden zonder vast te leggen of deze factureerbaar compleet is.
Hoe pakt u dit beheersbaar aan?
- Volg een afgeronde opdracht tot het moment waarop de factuur werkelijk kan worden gemaakt.
- Noteer welke gegevens administratie nog moet opvragen, controleren of overnemen.
- Laat uren, materiaal, meerwerk en klantgoedkeuring tijdens uitvoering aan dezelfde opdracht registreren.
- Definieer een gereed-voor-facturatie status zodra alle verplichte informatie compleet is.
Procesmodel
Zo loopt informatie door dit proces.
- 1
Herken
Beschrijf het concrete moment waarop informatie ontbreekt.
- 2
Analyseer
Bepaal bron, gebruiker en gevolg.
- 3
Ontwerp
Kies één betrouwbare procesroute.
- 4
Verbeter
Meet of handwerk, fouten of doorlooptijd afnemen.
Veelgestelde vragen
Vragen die bij deze ERP-keuze vaak spelen.
Praktische antwoorden op vragen die meestal ontstaan zodra u dit onderwerp vertaalt naar uw eigen organisatie.
Waar moet u bij vertraagde facturatie vooral op letten?
Maak factureerbaarheid onderdeel van de operationele afronding: benodigde uren, materiaal, akkoord en contractregels moeten gecontroleerd beschikbaar zijn.
Moet u bij vertraagde facturatie direct nieuwe ERP-software aanschaffen?
Niet automatisch. Volg een afgeronde opdracht tot het moment waarop de factuur werkelijk kan worden gemaakt. Pas daarna is duidelijk of betere inrichting, een koppeling of vervanging van software nodig is.
Wat is een logische eerste stap met vertraagde facturatie?
Volg een afgeronde opdracht tot het moment waarop de factuur werkelijk kan worden gemaakt. Noteer welke gegevens administratie nog moet opvragen, controleren of overnemen.
Volgende stap
Verbind gereedmelding, uren, materiaal en akkoord zodat facturatie eerder kan starten.
De ERP-scan laat zien welke informatie na uitvoering nog ontbreekt voordat een factuur kan worden voorbereid, zoals uren, materiaal, akkoord of gereedmelding.