Looptijd
Start, einddatum en opzegtermijn.
ERP-modules
Contractbeheer binnen ERP dat afspraken laat doorwerken
Een contract is pas operationeel bruikbaar wanneer afspraken automatisch terugkomen in planning, dienstverlening, facturatie en signalering.
- Configureerbaar per proces
- Gefaseerd invoerbaar
- Koppelingen waar nodig
Kort antwoord
Contractbeheer binnen ERP: afspraken laten doorwerken naar uitvoering
ERP-contractbeheer koppelt looptijd, prijsafspraken, diensten, termijnen en vervolgacties aan klant en operationele processen.
Praktische aandachtspunten
Wat moet in de dagelijkse praktijk goed op elkaar aansluiten?
Afspraken
Diensten, volumes, SLA en prijzen.
Periodiek
Werk, taken of facturen automatisch voorbereiden.
Signalen
Indexatie, verlenging en afwijkingen.
In de dagelijkse praktijk
Laat contractafspraken daadwerkelijk doorwerken in het proces
Startdatum, looptijd, opzegtermijn, prijsafspraak en periodieke werkzaamheden hebben pas waarde als ze tijdig acties starten.
Een verlengdatum staat in een PDF, periodieke werkzaamheden in Outlook en facturatie in een aparte lijst.
Bij contractbeheer is daarom vooral belangrijk dat dezelfde gegevens en status bruikbaar blijven voor de medewerkers die de volgende stap uitvoeren.
- Looptijd: Start, einddatum en opzegtermijn.
- Afspraken: Diensten, volumes, SLA en prijzen.
- Periodiek: Werk, taken of facturen automatisch voorbereiden.
- Signalen: Indexatie, verlenging en afwijkingen.
Met SolvCRM+
Van contractregel naar taak, order of factuur
SolvCRM+ kan contractdata gebruiken voor herinneringen, periodieke opdrachten, prijsaanpassingen en facturatie.
ERP-contractbeheer koppelt looptijd, prijsafspraken, diensten, termijnen en vervolgacties aan klant en operationele processen.
Leg startdatum, looptijd, opzegtermijn, tarieven, afspraken en inbegrepen diensten gestructureerd vast. Koppel het contract aan klant, locatie, objecten en relevante operationele processen.
- Bepaal welke gegevens centraal moeten zijn
- Leg vast welke status een volgende stap start
- Geef iedere rol alleen de informatie en acties die nodig zijn
- Meet na invoering minder overdracht, zoekwerk en correcties
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: een contractafspraak start automatisch vervolgwerk
Een verlengdatum staat in een PDF, periodieke werkzaamheden in Outlook en facturatie in een aparte lijst.
Veelvoorkomende valkuilen in de praktijk
- Contractdata alleen in PDF bewaren waardoor opzegtermijnen en indexaties niet actief worden bewaakt.
- Periodieke werkzaamheden los van het contract handmatig aanmaken.
- Facturatie en uitvoering verschillende interpretaties van inbegrepen diensten laten gebruiken.
Hoe pakt u dit beheersbaar aan?
- Leg startdatum, looptijd, opzegtermijn, tarieven, afspraken en inbegrepen diensten gestructureerd vast.
- Koppel het contract aan klant, locatie, objecten en relevante operationele processen.
- Laat periodieke acties, werkorders of facturen vanuit contractregels worden voorbereid.
- Controleer verlenging, indexatie en werkelijk gebruik vanuit hetzelfde contractdossier.
Procesmodel
Zo loopt informatie door dit proces.
- 1
Vastleggen
Leg contractvoorwaarden gestructureerd vast.
- 2
Activeren
Start periodieke acties.
- 3
Uitvoeren
Registreer geleverde prestatie.
- 4
Herzien
Signaleer verlenging of indexatie.
Veelgestelde vragen
Vragen die bij deze ERP-keuze vaak spelen.
Praktische antwoorden op vragen die meestal ontstaan zodra u dit onderwerp vertaalt naar uw eigen organisatie.
Waar moet u bij contractbeheer vooral op letten?
ERP-contractbeheer koppelt looptijd, prijsafspraken, diensten, termijnen en vervolgacties aan klant en operationele processen.
Moet u voor contractbeheer bestaande software direct vervangen?
Niet automatisch. Koppel het contract aan klant, locatie, objecten en relevante operationele processen. Bestaande software kan blijven wanneer die goed functioneert en de benodigde gegevens gecontroleerd kunnen worden uitgewisseld.
Wat is een logische eerste stap met contractbeheer?
Leg startdatum, looptijd, opzegtermijn, tarieven, afspraken en inbegrepen diensten gestructureerd vast. Koppel het contract aan klant, locatie, objecten en relevante operationele processen.
Volgende stap
Wilt u contractafspraken automatisch laten doorwerken naar vervolgacties en facturatie?
Gebruik de ERP-configurator om te bepalen hoe contractbeheer onderdeel wordt van uw huidige werkwijze. U ziet wat centraal kan worden ingericht en welke bestaande koppelingen nodig blijven.