Context
Organisatie, volumes en huidige systemen.
ERP-selectie
ERP-RFP: leveranciers op dezelfde eisen vergelijken
Een RFP moet concrete bedrijfscontext geven en leveranciers dwingen aannames, standaardfunctionaliteit, configuratie en maatwerk van elkaar te scheiden.
- Configureerbaar per proces
- Gefaseerd invoerbaar
- Koppelingen waar nodig
Kort antwoord
Een ERP-RFP die leveranciers op dezelfde werkelijkheid laat antwoorden
Een goede ERP-RFP gebruikt praktijkcases en vraagt per case wat standaard, configureerbaar, maatwerk of extern afhankelijk is.
Praktische aandachtspunten
Wat moet in de dagelijkse praktijk goed op elkaar aansluiten?
Cases
Werkelijke van begin tot eind processen.
Antwoordmodel
Standaard, configuratie, maatwerk of niet mogelijk.
Kosten
Implementatie, licentie, beheer en toekomstige wijziging.
Selectie in de praktijk
Vraag leveranciers om dezelfde situaties concreet te beantwoorden.
Een RFP werkt alleen wanneer antwoorden vergelijkbaar zijn en aannames over maatwerk, integraties en implementatie expliciet worden gemaakt.
Leverancier A zegt “ja” tegen een requirement en leverancier B ook, maar later blijkt dat A een standaardworkflow bedoelde en B acht dagen maatwerk.
Neem volumes, uitzonderingen en bestaande systemen op in de RFP. Zo ontvangt u antwoorden die beter vergelijkbaar zijn dan algemene productbeschrijvingen.
- Context: Organisatie, volumes en huidige systemen.
- Cases: Werkelijke van begin tot eind processen.
- Antwoordmodel: Standaard, configuratie, maatwerk of niet mogelijk.
- Kosten: Implementatie, licentie, beheer en toekomstige wijziging.
Besluitvorming
Maak aannames en verschillen tussen leveranciers zichtbaar.
Werk met dezelfde scenario’s, scope, gebruikersaantallen, integraties en implementatievoorwaarden zodat prijs en geschiktheid werkelijk vergelijkbaar worden.
Een goede ERP-RFP gebruikt praktijkcases en vraagt per case wat standaard, configureerbaar, maatwerk of extern afhankelijk is.
Beschrijf scope, gebruikers, systemen, volumes en vijf tot tien kritieke scenario’s. Vraag leveranciers per eis aan te geven hoe deze wordt geleverd en welke aannames gelden.
- Bepaal centrale gegevens en eigenaar per gegeven
- Leg rollen en beslismomenten vast
- Automatiseer pas nadat de basis klopt
- Meet voortgang met dezelfde operationele data
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: leveranciers laten antwoorden op dezelfde uitgangspunten
Leverancier A zegt “ja” tegen een requirement en leverancier B ook, maar later blijkt dat A een standaardworkflow bedoelde en B acht dagen maatwerk.
Veelvoorkomende valkuilen in de praktijk
- Een RFP versturen met alleen algemene bedrijfsinformatie en modulelijsten.
- Leveranciers vrij laten in aannames waardoor offertes niet vergelijkbaar zijn.
- Geen onderscheid maken tussen standaard, configuratie, maatwerk en externe integratie.
Hoe pakt u dit beheersbaar aan?
- Beschrijf scope, gebruikers, systemen, volumes en vijf tot tien kritieke scenario’s.
- Vraag leveranciers per eis aan te geven hoe deze wordt geleverd en welke aannames gelden.
- Laat implementatie, migratie, integraties, training, support en kosten in hetzelfde format beantwoorden.
- Gebruik de antwoorden als basis voor scenario-demo en commerciële vergelijking.
Procesmodel
Zo loopt informatie door dit proces.
- 1
Voorbereiden
Leg scope, procescases en besliscriteria vast.
- 2
Uitvragen
Laat leveranciers op dezelfde scenario’s antwoorden.
- 3
Valideren
Test aannames in demo, proof of concept of referentie.
- 4
Besluiten
Vergelijk fit, risico, kosten en implementatiepad.
Veelgestelde vragen
Vragen die bij deze ERP-keuze vaak spelen.
Praktische antwoorden op vragen die meestal ontstaan zodra u dit onderwerp vertaalt naar uw eigen organisatie.
Waar moet u bij een ERP-RFP vooral op letten?
Een goede ERP-RFP gebruikt praktijkcases en vraagt per case wat standaard, configureerbaar, maatwerk of extern afhankelijk is.
Welke informatie heeft u nodig voordat u een ERP-RFP serieus kunt beoordelen?
Beschrijf scope, gebruikers, systemen, volumes en vijf tot tien kritieke scenario’s. Vraag leveranciers per eis aan te geven hoe deze wordt geleverd en welke aannames gelden. Daarmee krijgt iedere leverancier dezelfde context en worden antwoorden beter vergelijkbaar.
Wat is een logische eerste stap met een ERP-RFP?
Beschrijf scope, gebruikers, systemen, volumes en vijf tot tien kritieke scenario’s. Vraag leveranciers per eis aan te geven hoe deze wordt geleverd en welke aannames gelden.
Volgende stap
Laat iedere leverancier op dezelfde processen, volumes en uitzonderingen antwoorden.
Gebruik de ERP-configurator om een ERP-RFP te vertalen naar uw huidige processen, systemen die moeten blijven en gewenste eerste scope.