Licenties
Abonnement, gebruikers of modules.
ERP kosten en businesscase
Wat kost een ERP-systeem voor het mkb?
ERP-kosten bestaan uit meer dan licenties. De grootste verschillen ontstaan vaak door scope, implementatie, data, integraties, maatwerk en intern veranderwerk.
- Configureerbaar per proces
- Gefaseerd invoerbaar
- Koppelingen waar nodig
Kort antwoord
Wat moet u in de berekening meenemen?
Vergelijk ERP op Total Cost of Ownership en businesscase, niet alleen op prijs per gebruiker.
Praktische aandachtspunten
Wat moet in de dagelijkse praktijk goed op elkaar aansluiten?
Implementatie
Analyse, inrichting, test en begeleiding.
Techniek
Migratie, integraties en maatwerk.
Intern
Projecttijd, training en proceswijziging.
Kosten in de praktijk
Licentie is maar één onderdeel van de ERP-kosten.
Neem ook inrichting, migratie, integraties, training, intern projectwerk, support en toekomstige uitbreidingen mee.
Een pakket lijkt goedkoop per maand, maar vraagt veel externe inrichting en drie maatwerkkoppelingen die bij iedere wijziging onderhoud nodig hebben.
Maak onderscheid tussen eenmalige kosten voor analyse, inrichting, migratie en koppelingen en terugkerende kosten voor licenties, beheer, support en doorontwikkeling.
- Licenties: Abonnement, gebruikers of modules.
- Implementatie: Analyse, inrichting, test en begeleiding.
- Techniek: Migratie, integraties en maatwerk.
- Intern: Projecttijd, training en proceswijziging.
Businesscase
Zet de kosten naast het werk dat u wilt verminderen of verbeteren.
Een betrouwbare businesscase gebruikt eigen aantallen, uren, licentiekosten en foutcorrecties en maakt aannames expliciet.
Vergelijk ERP op Total Cost of Ownership en businesscase, niet alleen op prijs per gebruiker.
Bepaal gebruikers, eerste scope, modules, datamigratie en noodzakelijke integraties. Vraag licentie-, implementatie-, koppeling-, support- en eventuele maatwerkkosten afzonderlijk uit.
- Bepaal centrale gegevens en eigenaar per gegeven
- Leg rollen en beslismomenten vast
- Automatiseer pas nadat de basis klopt
- Meet voortgang met dezelfde operationele data
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: licentie, inrichting, migratie en beheer samen begroten
Een pakket lijkt goedkoop per maand, maar vraagt veel externe inrichting en drie maatwerkkoppelingen die bij iedere wijziging onderhoud nodig hebben.
Veelvoorkomende valkuilen in de praktijk
- Alleen licentieprijs vergelijken en implementatie, integraties en interne inzet buiten beschouwing laten.
- Een prijs per gebruiker gebruiken zonder benodigde modules en gebruikerstypen te definiëren.
- Maatwerk budgetteren zonder eerst te toetsen of configuratie of procesaanpassing volstaat.
Hoe pakt u dit beheersbaar aan?
- Bepaal gebruikers, eerste scope, modules, datamigratie en noodzakelijke integraties.
- Vraag licentie-, implementatie-, koppeling-, support- en eventuele maatwerkkosten afzonderlijk uit.
- Neem interne tijd voor proceskeuzes, test, training en datacontrole mee in de businesscase.
- Vergelijk scenario’s over meerdere jaren in plaats van alleen de initiële offerte.
Beslisinformatie
ERP-kostenposten die in dezelfde vergelijking moeten staan
| Kostenpost | Voorbeeld |
|---|---|
| Software | Licenties, modules, hosting en gebruikers. |
| Implementatie | Analyse, inrichting, projectbegeleiding en testen. |
| Data | Opschoning, mapping, migratie en controles. |
| Integraties | Ontwikkeling, middleware, monitoring en beheer. |
| Maatwerk | Ontwikkeling, documentatie, test en toekomstig onderhoud. |
| Adoptie | Training, key-users, procesdocumentatie en support. |
| Intern | Projectteam, besluitvorming, databeheer en optimalisatie. |
Procesmodel
Zo loopt informatie door dit proces.
- 1
Bepaal scope
Welke processen en gebruikers vallen in de vergelijking?
- 2
Inventariseer kosten
Eenmalig, terugkerend en intern.
- 3
Bereken effect
Gebruik eigen volumes en tijdsbesteding.
- 4
Meet
Vergelijk na livegang met vooraf gekozen KPI’s.
Veelgestelde vragen
Vragen die bij deze ERP-keuze vaak spelen.
Praktische antwoorden op vragen die meestal ontstaan zodra u dit onderwerp vertaalt naar uw eigen organisatie.
Waar moet u bij ERP-kosten vooral op letten?
Vergelijk ERP op Total Cost of Ownership en businesscase, niet alleen op prijs per gebruiker.
Welke kosten moet u bij ERP-kosten naast licenties meenemen?
Bepaal gebruikers, eerste scope, modules, datamigratie en noodzakelijke integraties. Neem daarnaast implementatie, integraties, interne capaciteit, beheer en support mee voor zover die in uw scenario van toepassing zijn.
Wat is een logische eerste stap met ERP-kosten?
Bepaal gebruikers, eerste scope, modules, datamigratie en noodzakelijke integraties. Vraag licentie-, implementatie-, koppeling-, support- en eventuele maatwerkkosten afzonderlijk uit.
Volgende stap
Bereken ERP-kosten inclusief inrichting, migratie, koppelingen, beheer en interne tijd.
Gebruik de ROI-calculator om ERP-kosten met uw eigen uren, licenties, implementatie-aannames en verbeterpercentage indicatief te onderbouwen.