Bron
Waar ontstaat het gegeven?
Probleemherkenning
Dubbele invoer: waarom dezelfde gegevens steeds opnieuw worden ingevoerd
Wanneer systemen niet dezelfde centrale gegevens delen, moeten medewerkers informatie opnieuw invoeren en ontstaan onvermijdelijk afwijkingen.
- Configureerbaar per proces
- Gefaseerd invoerbaar
- Koppelingen waar nodig
Kort antwoord
Dubbele invoer is meestal een overdrachtsprobleem, geen gebruikersprobleem.
Breng per gegeven de bron en vervolgsystemen in kaart en automatiseer alleen gecontroleerde overdrachten.
Praktische aandachtspunten
Wat moet in de dagelijkse praktijk goed op elkaar aansluiten?
Herhaling
Waar wordt het opnieuw ingevoerd?
Eigenaarschap
Welk systeem mag wijzigen?
Integratie
Welke overdracht kan automatisch?
Herkenbare oorzaak
Dubbele invoer wijst meestal op een ontbrekende overdracht tussen systemen.
Wanneer dezelfde klant, order of urenregistratie opnieuw wordt ingevoerd, ontstaan naast tijdverlies ook verschillen tussen afdelingen.
Sales voert klant en order in CRM in; operations neemt dezelfde gegevens over in een planningstool en finance maakt de debiteur opnieuw aan.
Zoek niet alleen naar dubbele velden, maar naar het moment waarop een medewerker informatie uit het ene systeem overneemt omdat het volgende proces die data niet automatisch ontvangt.
- Bron: Waar ontstaat het gegeven?
- Herhaling: Waar wordt het opnieuw ingevoerd?
- Eigenaarschap: Welk systeem mag wijzigen?
- Integratie: Welke overdracht kan automatisch?
Eerste stap
Verbeter eerst de overdracht waar informatie verloren gaat.
Breng in kaart welke gegevens opnieuw worden ingevoerd, wie op een andere status werkt en welk systeem of Excel-bestand de ontbrekende schakel opvangt.
Breng per gegeven de bron en vervolgsystemen in kaart en automatiseer alleen gecontroleerde overdrachten.
Noteer welke gegevens medewerkers nu in meer dan één systeem invoeren en waarom. Bepaal per gegeven welk systeem of procesmoment leidend moet zijn.
- Bepaal centrale gegevens en eigenaar per gegeven
- Leg rollen en beslismomenten vast
- Automatiseer pas nadat de basis klopt
- Meet voortgang met dezelfde operationele data
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: dezelfde order drie keer opnieuw invoeren
Sales voert klant en order in CRM in; operations neemt dezelfde gegevens over in een planningstool en finance maakt de debiteur opnieuw aan.
Veelvoorkomende valkuilen in de praktijk
- Medewerkers verantwoordelijk maken voor dubbele invoer terwijl het proces dit afdwingt.
- Een automatische koppeling bouwen zonder te bepalen welk systeem de bron is.
- Alle gegevens synchroniseren terwijl alleen enkele overdrachtsvelden nodig zijn.
Hoe pakt u dit beheersbaar aan?
- Noteer welke gegevens medewerkers nu in meer dan één systeem invoeren en waarom.
- Bepaal per gegeven welk systeem of procesmoment leidend moet zijn.
- Laat de volgende processtap de bestaande gegevens hergebruiken of gecontroleerd ontvangen.
- Meet na invoering of correcties en handmatige controles daadwerkelijk afnemen.
Procesmodel
Zo loopt informatie door dit proces.
- 1
Herken
Beschrijf het concrete moment waarop informatie ontbreekt.
- 2
Analyseer
Bepaal bron, gebruiker en gevolg.
- 3
Ontwerp
Kies één betrouwbare procesroute.
- 4
Verbeter
Meet of handwerk, fouten of doorlooptijd afnemen.
Veelgestelde vragen
Vragen die bij deze ERP-keuze vaak spelen.
Praktische antwoorden op vragen die meestal ontstaan zodra u dit onderwerp vertaalt naar uw eigen organisatie.
Waar moet u bij dubbele invoer vooral op letten?
Breng per gegeven de bron en vervolgsystemen in kaart en automatiseer alleen gecontroleerde overdrachten.
Moet u bij dubbele invoer direct nieuwe ERP-software aanschaffen?
Niet automatisch. Noteer welke gegevens medewerkers nu in meer dan één systeem invoeren en waarom. Pas daarna is duidelijk of betere inrichting, een koppeling of vervanging van software nodig is.
Wat is een logische eerste stap met dubbele invoer?
Noteer welke gegevens medewerkers nu in meer dan één systeem invoeren en waarom. Bepaal per gegeven welk systeem of procesmoment leidend moet zijn.
Volgende stap
Zoek de bron van dubbele invoer en verbind eerst die overdracht.
De ERP-scan helpt achterhalen bij welke overdracht dezelfde gegevens opnieuw worden ingevoerd en welke processtap als eerste kan worden verbonden.