Applicaties
Breng alle systemen en eigenaren in kaart.
Probleemherkenning
Te veel losse systemen: het probleem zit in de overdracht ertussen
Meerdere applicaties zijn niet automatisch verkeerd. Het wordt een probleem wanneer dezelfde data wordt gekopieerd en medewerkers de samenhang handmatig moeten bewaken.
- Configureerbaar per proces
- Gefaseerd invoerbaar
- Koppelingen waar nodig
Kort antwoord
Waar zit meestal de werkelijke oorzaak?
De oplossing begint met keuze welke software blijft, koppelt of verdwijnt: wat blijft specialistisch, wat wordt centraal en welke informatie moet via integraties doorlopen?
Praktische aandachtspunten
Wat moet in de dagelijkse praktijk goed op elkaar aansluiten?
Data
Noteer welke gegevens dubbel bestaan.
Overdracht
Bepaal exports, e-mails en handwerk.
Besluit
Behouden, koppelen, consolideren of vervangen.
Herkenbare oorzaak
Losse systemen worden pas een probleem wanneer medewerkers de samenhang handmatig moeten bewaken.
Kijk waar dezelfde klant-, order- of projectgegevens worden gekopieerd en waar status via e-mail of Excel moet worden bijgehouden.
CRM, planning, uren, voorraad en documenten werken allemaal goed op zichzelf, maar één order vereist vijf keer zoeken en twee exports.
Volg één klantorder door alle gebruikte programma’s. Noteer waar dezelfde gegevens opnieuw worden ingevoerd en waar medewerkers de actuele status buiten het bronsysteem controleren.
- Applicaties: Breng alle systemen en eigenaren in kaart.
- Data: Noteer welke gegevens dubbel bestaan.
- Overdracht: Bepaal exports, e-mails en handwerk.
- Besluit: Behouden, koppelen, consolideren of vervangen.
Eerste stap
Verbeter eerst de overdracht waar informatie verloren gaat.
Breng in kaart welke gegevens opnieuw worden ingevoerd, wie op een andere status werkt en welk systeem of Excel-bestand de ontbrekende schakel opvangt.
De oplossing begint met keuze welke software blijft, koppelt of verdwijnt: wat blijft specialistisch, wat wordt centraal en welke informatie moet via integraties doorlopen?
Volg één klantorder en noteer ieder systeem, Excel-bestand en handmatig overdrachtsmoment. Markeer welke gegevens dubbel worden onderhouden en waar statusverschillen ontstaan.
- Bepaal centrale gegevens en eigenaar per gegeven
- Leg rollen en beslismomenten vast
- Automatiseer pas nadat de basis klopt
- Meet voortgang met dezelfde operationele data
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: dezelfde klantorder door zes verschillende programma’s
CRM, planning, uren, voorraad en documenten werken allemaal goed op zichzelf, maar één order vereist vijf keer zoeken en twee exports.
Veelvoorkomende valkuilen in de praktijk
- Nog een extra tool toevoegen om een overdrachtsprobleem tussen bestaande systemen op te lossen.
- Ieder systeem als gelijkwaardige bron voor klant- of orderdata behandelen.
- Alle software tegelijk willen vervangen zonder te weten welke koppeling het meeste handwerk veroorzaakt.
Hoe pakt u dit beheersbaar aan?
- Volg één klantorder en noteer ieder systeem, Excel-bestand en handmatig overdrachtsmoment.
- Markeer welke gegevens dubbel worden onderhouden en waar statusverschillen ontstaan.
- Kies de meest belastende overdracht als eerste verbeterpunt.
- Bepaal daarna per systeem of behouden, koppelen of vervangen de eenvoudigste route is.
Procesmodel
Zo loopt informatie door dit proces.
- 1
Herken
Beschrijf het concrete moment waarop informatie ontbreekt.
- 2
Analyseer
Bepaal bron, gebruiker en gevolg.
- 3
Ontwerp
Kies één betrouwbare procesroute.
- 4
Verbeter
Meet of handwerk, fouten of doorlooptijd afnemen.
Veelgestelde vragen
Vragen die bij deze ERP-keuze vaak spelen.
Praktische antwoorden op vragen die meestal ontstaan zodra u dit onderwerp vertaalt naar uw eigen organisatie.
Waar moet u bij te veel losse systemen vooral op letten?
De oplossing begint met keuze welke software blijft, koppelt of verdwijnt: wat blijft specialistisch, wat wordt centraal en welke informatie moet via integraties doorlopen?
Moet u bij te veel losse systemen direct nieuwe ERP-software aanschaffen?
Niet automatisch. Volg één klantorder en noteer ieder systeem, Excel-bestand en handmatig overdrachtsmoment. Pas daarna is duidelijk of betere inrichting, een koppeling of vervanging van software nodig is.
Wat is een logische eerste stap met te veel losse systemen?
Volg één klantorder en noteer ieder systeem, Excel-bestand en handmatig overdrachtsmoment. Markeer welke gegevens dubbel worden onderhouden en waar statusverschillen ontstaan.
Volgende stap
Breng in kaart welke overdrachten tussen systemen dagelijks tijd en fouten veroorzaken.
De ERP-scan laat zien tussen welke systemen informatie opnieuw wordt ingevoerd, gecontroleerd of samengevoegd en welke verbinding als eerste logisch is.